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  陕西通达商务旅游会议服有限公司是一家专业从事各种会议策划、会议接待、会议承办、会议考察、商务接待等活动的服务公司。我们专注于不同需求的客户的“定制”服务,成功组织和承接过政府及企事业单位的工作年会、研讨会、经销商会、产品推广会、新闻发布会以及培训、销售、奖励等各种形式的会议,积累了丰富的经验,并受到客户的广泛赞誉。

服务流程体系

会前工作:
1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、 会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。)

会中工作:
9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP 用房及整理记录有关 信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作:
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
23、欢送代表工作。

会议服务接待
常见的会议台型:剧院型 董事型 回字型 鱼骨型 U型 课桌型 等也可以根据客人的要求摆台。
常见的会议类型:高级会议(如政府接待 公司内部董事会 国际会议等)贸易洽谈会 茶话会 公司培训会 新闻发布会 知识讲座等
一 会前
1、领受任务 熟知以下内容:
(1) 会议名称 (2)会议性质 (3)与会人数 (4)会议期限 (5)会议休息时间表 (6)会议活动范围 (7)准备内容 (8)注意事项
2、会前准备
(1)根据会议的要求 摆好会议的台型 工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温,注意通风。冬季要保暖
(2)会场指示牌 在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌 在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。
(3)有主席台的话 布置鲜花或其他装饰物 各个位置根据要求可以摆放人名卡。
(4)主席台上方或根据客人要求 在合适的位置 由工程部协助挂好横幅。
(5)登记台: 会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌 签到薄 方便参会客人签到。
(6) 休息安排 熟悉本次会议的休息时间表 可以提前与销售或客人沟通 安排合适的休息区域,并准备茶歇。
(7) 有茶歇的时候提前根据会议人数 搭设好茶歇台 准备好充足的餐具,饮品,食品 根据主办方的要求按时提供。
(8)服务员配备 人员安排到位 告知其负责的区域和服务内容 让其准备好所需的东西 适时提供服务
(9)会场清洁 会场布置结束后清理好会场卫生 等待会议开始
(10)接手纪念品、礼品(发放) 如遇到一些公司的年会等 需要帮助客人保管 发放礼品的 在收货时要做好登记
(11)礼仪演习彩排 如果会议当中需要专门的礼仪协助服务 提前与客人沟通好服务内容 对专人进行培训 保证服务质量。
3、会前检查
会议开始前,根据会议内容列项检查:如设备设施、会议物品,人员准备情况等
二 会中
引领 :准备大厅指示牌、引领员,引导客人到指定会议区域 由主办方登记
专人引领重要嘉宾到位
2.会中服务:
(1)主席台上湿巾、倒茶水服务 其他会议区域根据情况而定 客人就位后斟倒茶水或矿泉水
(2)会场秩序维持服务,不要让与会无关的人员进入会场 保持会场周围的安静 不要有噪音或异味影响会议进行。
(3)加水 清洁服务,会议进行当中适时的为客人添加饮品 清理桌面垃圾。
(4)委托代办服务,可以为了方便客人 帮助客人做符合规章范围内的服务,如帮助客人打印文件 递送物品等。
(5)出会场的引领服务,客人出会场时,上前主动问候:“先生,请问需要帮助吗?”引领客人去洗手间 等地方。
(6)应急情况处理:对会议服务员工进行培训 如遇到紧急情况 如火灾疏散 禁坐电梯 指引客人迅速从安全通道撤离;失窃 做当事人询问笔录、相关人询问笔录;停电、溢水 安抚客人 迅速找相关人员解决;如遇到病人疾病突发 迅速拨打急救中心电话 并可以找相关人员 在现场展开急症救护等。
3. 会中茶歇休息:
会议进行中可能会有短暂的休息时间 要提前与主办方沟通熟悉什么时候开始 提前十分钟准备好茶歇的食品 饮品 待茶歇开始后为客人提供咖啡 茶 食品服务 及时清理台面卫生 保证会场清洁。
4. 会议结束时,如遇到参会人员合影留念,迅速为客人摆好位子,协助客人完成合影。
5. 结账:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,由领班及以上人员与客户进行核对并结帐。
6.道别:与参会人员 主办方 热情道别 并提醒客人带好随身物品。
三 会后
1.宾客全部离开会场后,服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系,尽快转交失主并登记
2.撤会议物品,桌椅、餐具
3.清洁会场
4.关闭电器设备
5.检查清理情况
6.服务人员撤出,锁闭会议厅
7. 根据本次会议的服务情况进行总结。
会议接待服务标准:
1.服务员上岗前要按规定化妆、修饰,认真整理工装、工牌,仪容仪表端庄、整洁、精神饱满;提前到达会场。
2.会场内卫生整洁,会场所需物品摆放整齐、美观。
3.迎宾站立时保持正确站姿,真诚微笑 来宾到达时要热情迎候,依次接待。
4.给来宾提供服务要主动、热情、耐心、周到,回答来宾问题要得体、明确。
5.给来宾引位要及时,客人入座后1分钟内需倒上茶水,递上香巾。
6.会议进行中,每隔10——15分钟,及时增添茶水。
7.会议进行中,服务员应站在合适的位置,悉心观察会场状况。
8.送客人时,要及时提醒客人拿好物品,并道“请走好”。
9.会后清理工作要及时、仔细。

    会议预定表
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